Un coffre-fort électronique est un composant de la solution de GED dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique et l’archivage.
Lorsque les documents sont déposés un scellement numérique est effectué par en garantir l’intégrité. Il s’opère alors :
- une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt,
- un horodatage pour certifier la date de ce dépôt,
- et enfin un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non modification du document dans le temps.
Tous les documents sont ensuite archivés dans le coffre-fort ou des vérifications périodiques d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisées.
Pour ensuite accéder aux données stockées, il suffit simplement de se connecter depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone et de renseigner le login et le mot de passe personnel ainsi que le code de sécurité reçu par SMS (en cas de souscription d’une option de sécurité supplémentaire).