Comme le contrôle des utilisateurs à des fins de sécurité exige que chaque utilisateur se connecte à l’appareil de sortie, les données générées représentent un moyen de surveillance efficace à plusieurs niveaux (utilisateur, groupe et/ ou service). Les différentes fonctions du système peuvent être suivies individuellement au niveau de la machine ou à distance, que ce soit la copie, la numérisation, la télécopie ou encore l’impression noir et blanc ou couleur.
En analysant ces données et en dégageant des tendances, il est possible d’obtenir des informations précises sur l’utilisation qui est faite du multifonction, en se plaçant de différents points de vue. Ces données peuvent ensuite servir à assurer la conformité des multifonctions et à suivre les accès non autorisés. Et surtout, elles permettent de suivre l’utilisation de l’ensemble du parc d’impression.
La fonction de fichier journal est très appréciée de nombreux clients, qui s’en servent pour facturer les services internes et pour auditer les activités de copie des employés. Les groupes d’utilisateurs peuvent ainsi être alloués à différents centres de coûts pour garantir une transparence maximum de toutes les activités génératrices de coûts.